内容証明（内容証明郵便）とは？書き方や例文・送る際の注意点を解説

未入金の請求や契約トラブルが発生したとき、「メールや電話だけで大丈夫だろうか」と不安になるでしょう。そんなときに検討したいのが内容証明（内容証明郵便）です。

内容証明を利用すると、相手に伝えた文書の内容や発送日を客観的に証明でき、裁判になった場合の証拠にもなります。一方で、文字数や書式に細かいルールがあることに注意が必要です。

本記事では、内容証明をスムーズに利用できるよう、目的・書き方・費用・注意点について順を追って解説します。

内容証明（内容証明郵便）とは？

内容証明（内容証明郵便）とは、郵便局が差出人・宛先・内容・差出日時を証明してくれる制度です。

文書の写しが郵便局に保管されるため、「そんな文書は受け取っていない」「そんなことは書いていなかった」などと相手に言われた場合でも、客観的な証拠として提示できます。

主に訴訟などの法的手段を見据えた手立てであり、支払督促や契約解除など、重要な意思表示を行う際に証拠として利用されることが多いです。

内容証明と配達証明の違い

内容証明とあわせて利用されることが多いのが「配達証明」です。内容証明は文書の内容を証明する制度であるのに対し、配達証明は「郵便物が相手に配達された事実と日付」を証明する制度です。

民法第97条第1項によると、意思表示はその通知等が相手に到達したときに効力を生じます。そのため、配達証明を利用すれば、いつ相手に到達したかを証明しやすくなります。

言い換えれば、内容証明のみの場合、内容などを証明できるものの、相手に届いた事実は証明できません。配達証明とセットで利用し、相手に郵送物が届いた事実もまとめて証拠化しておくことが重要です。

内容証明を活用する主な目的・効果

内容証明を利用する主な目的は、相手にプレッシャーを与えつつ、後に残る証拠を確保することです。内容証明で正式な文書として送ることで、相手に事態の重大さを認識させる効果があります。

また、もし訴訟になったときに、どの時点でどのような請求や通告を行ったのかを証明できるため、自社の主張を裏付ける材料にもなります。すぐに訴訟に踏み切る前段階の「強めの一手」として位置づけられます。

企業が内容証明を利用する目的や効果の詳細については、下記リンクの記事をご確認ください。

請求書の未払いで利用する内容証明を解説！書き方や例文も紹介

内容証明を利用する際の注意点

内容証明は強い印象を与える手段である一方、使い方を誤ると相手との関係を悪化させてしまうリスクもあります。また、感情的な表現や、事実と異なる記載、法的に不適切な要求などを書いてしまうと、かえって自社に不利な証拠となりかねません。

内容証明を利用する際は、以下の観点に注意を払いましょう。

内容証明が使われる主な場面

内容証明が使われる典型的な場面として、以下が挙げられます。

これらはいずれも、後に「言った／言わない」の争いになりやすいです。

やり取りを重ねても進展しない場面において、内容証明を使って強い意思表示を行い、「このままでは法的手段も検討する」という姿勢を明確に示すとよいでしょう。

ここでは、内容証明を使うケースを4つ解説します。

未回収債権の請求・督促

売掛金などの未回収債権が長期化している場合、内容証明を用いた請求・督促は有力な選択肢になります。

一般的には、請求書送付→電話・メールでの督促→督促状の送付という流れを経て、それでも支払いがないときに内容証明を検討します。文面では、未払いの金額、支払期限、支払いがない場合に取る予定の手段や対応を明記します。

また、前述したように時効中断の効果も得られるメリットもあります。

商品・サービスの引渡し請求

代金を支払ったにもかかわらず、商品やサービスが約束どおり提供されない場合にも、内容証明が有効です。

例えば、注文した機器が納入されないといったケースでは、契約書や見積書に基づき、「いつまでに何を引き渡すべきか」「現状どのような不履行があるか」を具体的に示します。その上で、相当な期限を定めて履行を求めます。

このような文面で内容証明を送ることで、相手にプレッシャーを与えられるでしょう。

契約解除の通告

継続的な取引契約や業務委託契約などを解除したい場合にも、内容証明による通告が用いられます。

口頭やメールのみで解約を伝えると、「そんな連絡は受けていない」と主張されるおそれがあります。特に、解除日以降に発生した費用や債務をめぐってトラブルになりやすいです。

文面を作成する際には、解除の根拠となる契約条項や解除理由、解除日、精算方法などを明確に示すことがポイントです。

損害賠償金の請求

債務不履行や不法行為により損害を被った際、損害賠償金または遅延損害金を請求することができます。この際にも内容証明の利用が有効です。

請求額の内訳や発生した損害の詳細、事実関係の経緯を整理したうえで、どのような法的根拠に基づいて請求しているのかを記載しましょう。

また、「いつまでに支払いがない場合には法的手段を検討する」などと明記することで、迅速な支払いを促す効果を期待できます。

内容証明の書き方・基本的なルール

内容証明には、形式などに関して基本ルールがあります。決められた規定や条件を満たさない限り、文書は郵便局で受理されません。

ここでは、実際に内容証明を作成する際に必要なものや形式・ルールを具体的に解説します。

内容証明の作成に必要なもの

内容証明を作成する際には、まず文面そのもの（原本）と、その写し（通常は2通）が必要です。

郵便局に持ち込む場合、差出人・受取人の住所氏名、文書の日付、本文を記載した文書を同じ内容で3通用意します。さらに、印鑑や身分証明書、郵便料金・手数料の準備も必要です。

内容証明の作成・発送に必要なものは以下のとおりです（出典：日本郵便「内容証明」）。

文書内の書式・文字数

内容証明では、1行あたりの文字数や1枚あたりの行数に上限が定められています。日本郵便が定めるルールに従い、句読点や括弧も1文字として数えます。

また、手書きの場合は読みやすい文字で、訂正箇所が多くならないよう注意が必要です。パソコンで作成する場合でも、フォントサイズや余白などが規定に合うように設定しておきましょう。

日本郵便の規定は以下のとおりです（出典：日本郵便「内容証明　ご利用の条件等」）。

文書内の構成・記載項目

内容証明の文書構成は、宛名・差出人・日付などの基本情報に加え、事実経過、請求または通告の内容などを整理して書くのが一般的です。

まず、いつどのような契約や取引があったのか、どのような問題が生じているのかを簡潔に説明します。次に、請求事項（支払い、引渡し、解除など）を明確にし、その期限を示します。

最後に、期限までに対応がない場合に検討する措置（法的手段など）を記載するとよいでしょう。基本的な構成や記載項目は以下のとおりです。

訂正する場合の方法・注意点

内容証明の文面で訂正や削除を行う場合には、郵便局が認める方法に従う必要があります。郵便局は「どこが、どう変わったか」を確認できないと受理しません。

差し出す前に必ず社内で内容や数字、日付のチェックを行い、修正の必要がない状態に仕上げましょう。訂正する方法は以下のとおりです。

訂正する場合の注意点は以下のとおりです。

内容証明のケース別例文集

内容証明の文面は、未払金の請求、商品引渡しの請求、契約解除の通告といった用途ごとに異なります。

ここでは、各ケースについて「前提事実の書き方」「請求・通告部分の書き方」「締めの表現」の例を紹介します。

なお、実際に文章を作成する際は、「内容証明の書き方・基本的なルール」を踏まえることが重要です。

未払金・遅延損害金を請求する場合

未払金や売掛金のほか、支払遅延による遅延損害金を請求する場合は、「請求書の送付日」「現在の未払残高」「遅延損害金の金額」を記載して内容証明を作成します。文例は以下のとおりです。

商品・サービスの引渡しを請求する場合

商品やサービスの提供が遅れている場合は、「契約内容」「予定されていた引渡日」「現在の遅延状況」を整理したうえで、相当期間を定めて履行を求める文面で内容証明を作成します。文例は以下のとおりです。

契約解除を通告する場合

契約解除を通告する場合は、「契約の特定」「解除の理由」「解除の根拠条文」「解除日」「精算方法」などを明確に示したうえで内容証明を作成します。文例は以下のとおりです。

内容証明の送り方・費用

内容証明は、郵便局の窓口から差し出す方法、インターネット経由で送る「e内容証明（電子内容証明）」を利用する方法があります。いずれの場合も、通常の郵便料金に加えて、内容証明料や書留料、必要に応じて配達証明料がかかります。

ここでは、内容証明の送り方と費用を2つのパターンで紹介します。

郵便局の窓口から送る場合

郵便局の窓口から内容証明を送る場合は、以下が必要となります。

1通送付する場合の最低料金は合計1,070円です。内訳は以下のとおりです（2026年1月16日時点での内容）。

内容証明にかかる具体的な費用は以下のとおりです（出典：郵便「内容証明　ご利用の条件等」）。

e内容証明（電子内容証明）で送る場合

e内容証明は、ネット上で文書を作成・送信できる日本郵便のサービスです。手続きの流れは以下のとおりです（出典：日本郵便「e内容証明（電子内容証明）」）。

1通送付する場合の最低料金は合計1,295円です。内訳は以下のとおりです（2026年1月16日時点での内容）。

e内容証明にかかる具体的な費用は以下のとおりです（出典：日本郵便「e内容証明（電子内容証明）」）。

ここまで確認してきたとおり、e内容証明は利便性が高いですが、注意すべき点もあります。e内容証明の利点と注意点は以下のとおりです。

内容証明を送る前に確認すべきポイント

内容証明を送る前には、本当に内容証明が必要な段階かどうか、慎重に検討しましょう。そのうえで、金額・日付・契約内容などに誤りがないか、感情的な表現が紛れ込んでいないかといった観点に留意しながら、内容証明を作成します。

ここでは、内容証明を送る前にあらかじめ念頭に置くべきことを4つの観点で確認していきます。

項目に過不足なく明確に記載されているか

内容証明では、必要な項目が漏れなく記載されているかどうかが重要です。

例えば、契約や請求の対象となる取引の特定、金額、支払期限、問題となっている事実の概要、求める対応（支払い・引渡し・解除など）、対応期限などが挙げられます。

どれか1つでも抜け落ちていると、相手に意図が正しく伝わらなかったり、後に証拠として弱くなったりするおそれがあります。過不足なく記載されているかどうか、送付前に確認しましょう。

ルール通りに内容証明を作成したか

内容証明は、書式や文字数などのルールに従って作成しなければ、郵便局で受け付けてもらえません。行数・文字数、用紙サイズ、差出人・受取人の表示方法など、日本郵便が定める形式を満たしている必要があります（詳しくはこちら）。

パソコンで作成する場合は、テンプレートを用意したり、過去に受理された文書を参考にしたりするとミスを減らせるでしょう。

訂正する方法は前述したとおりですが、その場での修正が難しいこともあるため、社内チェックを経てから差し出すとよいでしょう。

利用する郵便局は内容証明に対応しているか

すべての郵便局で内容証明を取り扱っているわけではありません。郵便局の窓口から送付する場合は、事前に対応しているかどうかを確認しておきましょう。

特に小規模な郵便局では、内容証明の取扱件数が少なく、窓口担当者も慣れていない場合があります。日本郵便のホームページで検索するか、郵便局に電話で直接確認すると確実です。

内容証明を頻繁に利用する場合は、どの郵便局を使うかなど、運用ルールをあらかじめ決めておくと実務が安定します。

配達証明を利用しているか

重要な請求や通告の場合、内容証明とあわせて配達証明を付けておくことが一般的です（詳しくはこちら）。

内容証明だけでは「どんな内容を差し出したか」は証明できますが、「相手に届いたかどうか」は別の問題です。配達証明を利用すれば、相手に配達された事実と日付を郵便局が証明してくれます。

費用は多少上乗せになりますが、トラブルの重大さを考えれば、コストに見合うメリットがあるといえるでしょう。

内容証明の受け取りが拒否された場合どう対応する？

相手が内容証明の受け取りを拒否した場合でも、郵便局が持ち帰った事実や、不在票を投函した事実などが記録されるため、一定の証拠価値は残ります。

再送の要否や、その後の対応（訴訟提起など）については、事案の重要性に応じて上司や弁護士と相談しながら判断することが大切です。

内容証明の受け取りを拒否された場合は、以下のことを確認しましょう。

未回収リスクの回避にはオリコのB2Bサポートプラン

そもそも未回収債権を発生させないことが、経理にとっては最も効率的なリスク対策です。オリコの「B2Bサポートプラン」では、請求・回収プロセスのアウトソーシングや、与信管理の仕組みを通じて、未回収リスクの低減をサポートします。

取引条件の設計段階から支払サイトや保証の有無を見直すことで、「内容証明を送らざるを得ない」状況を減らせるでしょう。未回収を防ぐ仕組みの一つとして、債権管理の効率化を目指す企業にとって心強いパートナーとなります。

より効率的・効果的な債権保全に向けて ～オリコB2B決済サービスの活用～

オリコの「B2B決済サービス」を活用すると、与信判断や保証機能により、取引先の支払遅延や貸倒れに備えた体制を整備できます。請求書発行や入金管理など、経理業務の負担を軽減しつつ、未回収リスクを抑えられる点が大きなメリットです。

内容証明は、トラブルが顕在化した後の対応策ですが、オリコの「B2B決済サービス」を導入すれば、そもそもトラブルが発生する可能性を下げられるでしょう。債権保全を総合的に見直す際の選択肢として検討する価値があります。

関連記事

おすすめサービス