【例文付き】入金催促メールをやんわりと書くポイントを解説！

企業間取引の財務管理において、入金確認は重要な仕事です。

支払いが遅れた場合には催促が必要になりますが、その伝え方によっては取引先との関係に悪影響を与える可能性もあります。特に初回の催促では、ビジネスマナーを意識したやんわりとした表現が求められます。

本記事では、入金催促メールを送る際の基本的な書き方や注意点、具体的な文例を解説するとともに、支払期日前から段階的に対応する方法なども紹介します。

入金催促メールとはどんなもの？

入金催促メールは、取引先が請求書の支払期日を過ぎても入金が確認できない場合に支払いを促す目的で送ります。

訴訟リスクを考慮してメールで連絡するのが一般的です。入金催促メールを送るタイミングは、支払期日を過ぎた3日〜1週間後が妥当です。

催促メールは単なる通知ではなく、相手との関係性や状況に応じて文面を工夫する必要があり、初回の催促では穏やかに事務的な確認として伝えることが肝要です。

入金催促メールはあくまで取引先に対する通知に過ぎず、法的拘束力がない点に注意しましょう。

入金催促メールをやんわり書くべき理由

入金催促メールでは支払義務を明確に伝えるべきですが、同時に取引先の立場や都合にも配慮する必要があります。特に、強い言葉や高圧的な表現は避けたほうが賢明です。

取引先に不信感を抱かせて信頼関係を傷付けてしまうと、その後の取引に悪影響が出る可能性があります。やんわりとした表現を使い、取引先に敬意を示す姿勢で書くとよいでしょう。これは、継続的な取引関係を維持するうえでも重要なポイントです。

入金催促メールの基本の書き方

入金催促メールでは、まず件名と宛先を明確にし、冒頭では日頃の取引に対する感謝を述べると丁寧な印象になります。その上で、支払いを確認できない事実を簡潔に伝え、該当の請求書番号や金額、支払期日を明記しましょう。

この時、相手が確認しやすいよう、過去のメールや請求書の添付も忘れずに行いましょう。最後に自社の担当者名と連絡先を記載し、丁寧に締めくくることが重要です。催促であっても、誠実で礼儀正しい文面を心がけましょう。

入金催促メールの基本構成

入金催促メールに必要な記載事項は以下のとおりです。

1.件名

「催促状」などの高圧的な表現は避け、「支払期限のご確認」や「代金お支払いのお願い」といった表現で、内容が一目でわかるように記載します。

2.宛名

表現で留意すべきことは特段なく、取引先の社名や部署名、担当者名を明記すれば問題ありません。

3.挨拶

冒頭で支払義務を伝えず、本題に入る前に「お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。」などと挨拶の文言を添えましょう。

4.本文

「いつ取引した」「どの案件なのか」を伝える目的で、請求書の内容や送付日、支払期日、入金状況を記載します。

5.結び

「ご確認お願いいたします」などと入金を促す文言を記載するほか、メールと入金の行き違いを考慮して、お詫びのフレーズも明記します。そして、自社の担当者名と連絡先を記載して締めくくりましょう。

やんわりとした入金催促メールの例文

入金催促メールは、取引先との関係を損なわずに支払いを促す姿勢が大切です。

支払期日前は「事前のご案内」として軽くリマインドを行い、期日超過後1回目の催促では確認と丁寧なフォローを重視します。反応がない場合は、2回目でやんわりと支払いを促し、3回目では具体的な期日を明示します。

ここでは、状況に応じた記載内容を例文とともに解説します。

支払期日前にリマインドする場合

支払期日前のリマインドメールは、催促というより「事前のご案内」として送るのが望ましいです。まだ期日を過ぎていないため、文面には慎重さが求められます。

「お支払期日が近づいてまいりましたので、念のためご案内申し上げます」などと確認の意味合いを強調しつつ、「すべての取引先に送っております」と添えて丁寧な印象を与えられるよう心がけましょう。

1回目の入金催促メールを送る場合

支払期日を過ぎた後、最初に送る催促メールでは、取引先に対する配慮を重視した文面が求められます。

あくまで確認の連絡である旨を伝え、丁寧なフォローアップの一環として送る姿勢が大切です。

ここで通知した支払期限までに入金を確認できなければ、次の手段を講じることをやんわりと言及しておくとよいでしょう。

2回目の入金催促メールを送る場合

1回目の催促メールに反応がない場合は、より踏み込んだ表現が求められます。相手の立場を尊重しながら、支払いの必要性を明確に伝えることがポイントです。

まず、前回のメール日付を記載し、同じく請求情報を明示しましょう。さらに、入金予定日について問い合わせる文章を記載します。

語調を強めすぎず、丁寧かつ誠実な姿勢を維持する文面を心がけつつ、取引先に緊張感を持たせられるよう、入金予定日を確認する旨を明記するとよいでしょう。

3回目の入金催促メールを送る場合

3回目の催促では、具体的な期日を設けた案内や、今後の対応方針を明確にすることが求められます。最後の催促と位置付けられ、未対応の場合には督促状を送る旨を伝えることになります。

「○月○日までにご入金またはご連絡をお願い申し上げます」と期日を明示した上で、「お支払い状況についてご相談がございましたらご一報ください」と連絡の機会を残しておくと丁寧な姿勢が伝わるでしょう。

この段階では、法的手段に進む前に支払いを促す目的で、これ以上の支払遅延を許さない姿勢を明確にします。

入金催促メールを送信しても支払いがない場合の対応

入金催促メールを複数回送っても入金されない場合は、次のステップに進む判断が必要です。

まずは、書面による催促状・督促状の送付を検討します。これにより、正式な債権回収の意思を取引先に伝えられます。それでも解決できない場合には、法的手段を視野に入れる必要があります。

ここでは、入金催促メール送信後の未払いへの対応策を解説します。

催促状・督促状を送付する

書面による催促状や督促状の送付は、法的手段に進む前の最終警告としての役割を果たし、取引先に支払いの必要性を強く認識させる効果があります。

文面には請求情報を明記し、法的手段を検討する旨を丁寧に伝えます。内容証明郵便で送付すれば、送付日や文面が証拠として残るため、訴訟へ移行した場合に有効です。

督促状の書き方については、下記リンクの記事でご確認ください。

督促状の書き方は？ 催促状との違い、未回収時の対処法も解説！

法的手段を検討する

再三にわたり催促しているにもかかわらず入金がない場合は、最終的な手段として法的対応を検討します。具体的には、以下の4つがあります。

法的手段の対応方法や支払督促の流れに関する詳細は、下記リンクの記事でご確認ください。

入金催促メールをやんわりと書くポイント

やんわりとした入金催促メールを書くには、丁寧さと明確さのバランスが鍵です。

まず冒頭では、挨拶の言葉や相手への気遣いで配慮を示し、語調は終始控えめに保ちつつ、「ご多忙のところ恐れ入りますが」「念のためご案内させていただきます」など、クッション言葉を活用すると効果的です。

ここでは、入金催促メールをやんわりと書くポイントを5つに絞って解説します。

クッション言葉を用いる

クッション言葉とは、伝えにくい内容をやわらげるための表現です。

入金催促メールでは、「恐れ入りますが」「お忙しいところ恐縮ですが」「念のためご連絡差し上げました」などと記載するのが一般的です。上記の表現を文頭や文末に挟むことで、催促の文面が柔らかくなり、相手への配慮が伝わります。

例えば、「ご確認いただけますでしょうか」よりも「恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか」とした方が、丁寧で落ち着いた印象になります。

相手に敬意を払う

入金催促メールでは、催促の必要性を伝える一方で、取引先に対する敬意を忘れてはいけません。

取引先とは今後も長期的に関係が続くことが多いため、「お手数をおかけいたしますが」「ご多用の折とは存じますが」などと配慮した表現を用いたほうが無難です。

催促はあくまでビジネス上の対応であるため、仮に支払遅延の原因が取引先の都合にあるとしても、責任を一方的に追及するような書き方は避けるべきです。

請求内容を明記する

入金催促メールでは、請求内容を明確に記載することが重要です。

取引先がすぐに内容を確認できるように、「請求書番号：ABC-12345、金額：55,000円（税込）、支払期日：20XX年〇〇月〇〇日」といった形式で記載すると、明瞭で誤解も防げます。また、過去に送付した請求書を再添付する選択肢もあります。

明快な情報提示は、取引先が支払いを忘れている際に再確認の契機になるとともに、スムーズな対応を促します。

支払期限や今後の対応を説明する

入金催促メールでは、支払期限を記載するとともに、今後の対応を説明すると効果的です。

例えば、「○○月○○日までにご入金をお願いいたします。入金が確認できない場合には再度ご連絡を差し上げます」と記載すれば今後の方針を示せるため、取引先に行動を促す効果が期待できます。

さらに、「お支払いについてご相談がある場合はご一報ください」と記し、代替案を提示できる姿勢を示すと、柔軟性をアピールできます。

行き違いに配慮する

催促メールを送る際には、行き違いへの配慮を示す表現を必ず含めるようにしましょう。

例えば、「すでにお手続きいただいておりましたらご放念ください」「行き違いがございましたらご容赦ください」などの一文を添えることで、取引先に責任を押し付ける印象を避けられます。

実際、請求書が届いていなかったり、入金処理中だったりすることも少なくありません。こうした配慮は、ミスや遅延の原因が当社側にあった場合のリスクヘッジにもなります。

入金催促メールを送る時のポイント

入金催促メールは、送るタイミングと事前確認が成功の鍵です。

早すぎれば相手に不信感を与え、遅すぎれば回収が困難になります。また、送信前には入金状況や振込名義、送信先アドレス、請求内容を再確認しましょう。基本の徹底が誤解やトラブルを防ぎます。

ここでは、入金催促メールを送る時のポイントを2つに絞って解説します。

メールを送るタイミングに注意する

入金催促メールは、適切な時期を見極めることが重要です。送信するタイミングは、単なるマナーではなく、債権回収の成否を左右する要素といえます。

送信するタイミングによって、取引先の印象が大きく変わります。早すぎると不信感を与える恐れがあり、遅すぎると回収がさらに難しくなる可能性があります。

一般的には、支払期日の翌営業日から2〜3営業日以内に1回目の催促を送るのが適切とされています。支払期日前にリマインドを行う場合も、1週間程度前が目安です。

また、週明けや月初など、相手が多忙な時期を避けると効果的です。午前中に送信しておけば、取引先もその日のうちに対応しやすくなります。

送信前に口座やメールを再度確認する

入金催促メールを送る前には、基本的な確認作業を怠らないことが大切です。

まず、自社で入金確認を改めて行い、入金の有無を念入りに確認しましょう。この際、振込名義が異なる場合や、別口座に入金されていた可能性を考慮し、複数の入金ルートをチェックすることが重要です。

また、送信先のメールアドレスが正しいか確認することも必要です。取引先の担当者が変わっている可能性もあるため、前任者のアドレス宛になっているかどうか、改めて確認しましょう。

入金催促メールが届いた場合の返信例

入金催促メールを受け取った場合、速やかに返信することが信頼関係を保つうえで非常に重要です。

すでに入金済みであれば、振込日や金額を明記して確認を依頼しましょう。未払いの場合は、速やかに入金したうえで予定日を連絡することが信頼維持につながります。

ここでは、入金催促メールが届いた場合の返信例を3つに分けて紹介します。

すでに入金が完了している場合

入金催促メールを受けた際、入金済みの状況を確認できた場合は、「○○月○○日に御社口座へお振込み済みでございます。ご確認のほどよろしくお願いいたします」といった表現で速やかに返信しましょう。

返信メールの件名には「入金済のご連絡」などと入れると、取引先側の処理もスムーズになります。誠実な対応が信頼関係の維持につながります。

速やかに入金する場合

入金催促メールを受けた時点で未払いに気づいた場合、速やかな入金が最優先です。そのうえで、「○○月○○日に入金いたします」といった内容で入金予定日を明記して早めに返信しましょう。

入金完了後に改めて通知すると取引先の不安も払拭されるでしょう。誠実で迅速な対応を心がけることで、取引関係を円満に保つことが可能です。

支払いの延期が必要な場合

支払いが難しく、延期が必要な場合は、入金催促メールに対して速やかに事情を説明する内容で返信します。具体的な希望日を示しつつ、謝意を伝えることが肝要です。

あわせて、遅延の理由も簡潔に説明すると理解を得やすくなります。「資金繰りの都合により」「社内決裁の遅れにより」など、事実をベースに記載しましょう。

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