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記事公開日:2024年9月27日
最終更新日:2024年9月27日
取引先から債権を回収できない際に送付するのが「督促状」です。取引が適正に行われていれば「督促状」を送ることはそうありませんが、止むを得ず送らざるを得ないことがあります。では、もし送付する場合、どのような体裁で書けばいいのか、催促状との違いは何なのか、送付時にはどのようにすればいいのか、といった点をまとめて解説します。これらに加え、「督促状」を送っても債権を回収できない場合の対処法もご紹介します。
「督促状(とくそくじょう)」とは、期日までに支払われなかった借金を返済してもらう目的で、代金の未払いや借金の返済を促す際に発行される書類です。
書類といっても、必ずしもハガキなどの紙媒体である必要はありません。発信者、受信者、督促の内容が明記されていれば、メールやメッセージアプリ、SNSなどを利用して「督促状」を出しても構いません。
「督促状」と似通った書類に「催促状」があります。「督促状」では取引先に対して法的措置をとる旨を明記して支払いを促しますが、「催促状」では支払いを促す旨だけが記載されるだけです。
また、送付するタイミングも異なります。段階としては、まず「催促状」を送って支払いを促し、その後もなお入金を確認できない際に「督促状」を送って、取引先に強い表現で債務の返済を求めることになります。
つまり、「催促状」を送ってもなお反応がなかった場合に最終通告として送るのが「督促状」なのです。
「督促状」には決まった書き方がないものの、必要な事項を記載しないと取引先に対して効力が発揮されません。「督促状」の基本的な構成はどのようになっているのでしょうか。ここからは「督促状」の適切な書き方を解説します。
「督促状」に必要な記載事項は以下の通りです。
令和〇年 〇月〇日
督促状
○○株式会社
■■支店△△△部 ××××様
〒123-0000
東京都○○区○○町 1-2-3
○○ビル 3階
担当:○○支店○○〇部 印
電話番号:03-1234-○○○○
拝啓
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、早速ではありますが令和◯年◯月◯日付にて弊社よりご請求しております◯◯の代金について、本日時点で入金の確認ができておりません。
ご多忙のところ、大変恐縮ではございますが、至急ご確認をいただき下記にお支払予定日をお書き込みのうえFAXにてご返送ください。
つきましては、◯月◯日までにお支払いを頂けない場合、誠に遺憾ではございますが、法的手段をとるほか遅延損害金、延滞利息、請求手数料を加算させていただくこともございますことをご承知おきください。
なお、ご送金が本状と行き違いになっておりましたら悪しからずご容赦願います。
取り急ぎまずはご連絡を申し上げます。
敬具
お支払予定日 令和〇年〇月〇日
貴社名:○○○○○
御担当者名:×××× 印
「督促状」は普通郵便で送付します。会社専用の封筒があればそれを使い、個人から送付する場合は市販の茶封筒で構いません。封筒の中には「督促状」に加えて請求書のコピーを同封します。一度「催促状」を送ってから「督促状」を送っているわけですから、請求書には「再発行」の旨を伝える文言を記載しておくといいでしょう。
「督促状」を発行するタイミングは、「催促状」に記載された期日から1週間程度が経過しても支払いを確認できなかった頃が目処になるでしょう。
「督促状」を送れる回数は決まっていません。債権を回収できるまで必要なだけ対応を求められます。もし「督促状」を送っても債権を回収できないと判断した場合は、法的手続きを取ることになるでしょう。
ここからは、「督促状」を送っても返済されない場合の対処法を確認していきましょう。
「督促状」の送付後でも返済されない場合は、今一度「督促状」を発行しましょう。こうした場合に備えて、前述した「督促状」の例文のように、あらかじめ書式を保存しておくと手間が省けます。
「督促状」を再送する際には、内容証明郵便を使うといいでしょう。郵便物の内容証明は法的証拠になります。特段、「督促状」に書かれている内容の信憑性を上げるわけではありませんが、法的手段に訴える場合には証拠になります。
上記の手続きを経ても返済されない場合は、最終的な方法として法的手段を取らざるを得ません。未回収の債権に対する法的手段には、支払督促・少額訴訟・通常訴訟の3種類があります。
事業を展開するうえで債権の回収は重要ですが、どうしても回収できない場合は「督促状」を送付します。「督促状」を送る前までに事態を収拾したいところですが、債権の回収は企業にとって重たい業務でもあります。
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