取引先管理業務の効率化
取引先の与信や管理にかかる時間を削減することで業務に集中できます。
記事公開日:2024年10月25日
最終更新日:2025年1月17日
企業間の取引では「与信」が重要です。取引先に商品やサービスを提供しても、売掛金を回収できなければ事業は成り立ちません。「与信」とは、売掛金を回収できないリスクを抑えるために必要な手続きなのです。
そもそも「与信」とはどのようなものか。また、「与信」の管理に当たって、取引開始前に何を行うべきなのか。そして、取引開始後の「与信」の管理はどうすればいいのでしょうか。「与信」に関わる基本的な知識を解説します。
「与信(よしん)」とは、取引先に信用を与えることを意味します。
取引先をどこまで信用していいのか。取引先とどの程度の金額まで取引していいのか。「与信」ではこうした取引先の信用度合いを確認する手続きを行います。
取引先への商品やサービスの提供後に発生する売掛金は問題がない限り期日までに支払われ、企業はその代金を売上として計上します。ただし、納品後に代金を回収するため、期限内に代金を回収できないリスクが存在します。
言わば、信頼関係を築ける企業間でしか成立しない取引であり、信用に基づいた取引を「与信取引」または「信用取引」といいます。
「与信管理」とは、売掛金が回収不能にならないよう、与信取引におけるリスクを適切に管理することを指します。
与信取引は取引先の支払い能力に依存する側面があるため、取引先の経営環境や財務状況を調べて信用力を判定する必要があります。
取引の可否を判断する際に与信調査や信用調査を実施しておけば、売掛金を回収できない事態を可能な限り避けられることでしょう。取引に際してこのように対応するのが「与信管理」です。
仮に与信調査の結果、取引に問題がないと判断できたとしても、状況を鑑みて取引限度額を設けるなどして取引ごとに条件を設定することも、「与信管理」を適切に進めるうえで肝要です。
「与信管理」では、売掛金の未回収に伴う損失を防ぐ目的で取引先ごとに与信を行って都度判定していくわけですが、どのように進めればいいのでしょうか。ここでは、5つの段階に分けて基本的な方法や流れを確認していきましょう。
取引先の経営環境や財務状況などを調べ、与信取引の可否を判定する情報を集めます。有価証券報告書や決算説明資料、登記簿、官報などを確認するのが一般的で、信用調査会社を利用するのもいいでしょう。取引の開始前に調査するのは当然ですが、開始後も定期的に与信調査を行うことが大切です。
取引の可否や条件を決定するため、与信調査で収集した情報に基づいて評価します。売上高や利益率などを参照して定量分析を行うほか、経営方針や市場優位性などを調べて定性分析も進めます。加えて、仕入先からエンドユーザーまでの取引の流れなどの商流分析も行い、与信取引の可能性を見極めます。
与信調査や信用力評価の結果、取引に問題ないと判断された場合は、妥当な取引額を申請して与信限度額を決裁します。新規の取引先であれば、仮に未回収になっても問題ないよう、現実的な取引額を試算して設定するのが一般的です。取引の開始後も必要に応じて与信限度額を見直すといいでしょう。
与信限度額などの条件に基づいて取引先と交渉し、合意が得られたら契約を締結します。契約後には与信限度額内で取引を開始します。取引開始後、売掛金の回収前に追加で取引が発生する場合があります。この場合、追加取引分も含めた金額が与信限度額を超過していないかどうか、念を期して確認するといいでしょう。
与信の設定後も与信管理を継続的かつ定期的に行います。取引先の経営悪化により売掛金の回収が困難になると、自社の財務が悪化してしまいます。このような事態を未然に防ぐ観点で、取引履歴や売掛金の回収状況を把握するとともに、日頃から取引先の情報収集に努め、状況次第では条件の見直しを検討する必要も生じます。
前述した通り、与信管理は取引中も続ける必要があります。では、与信管理においてはどのような点を注意すべきなのでしょうか。ここでは、取引開始後も意識しておくべき注意点を解説します。
一般的には、与信管理を担当する部署は管理部門である一方、取引先との交渉は営業部門が担います。しかし、管理部門できちんと対応していても、営業部門が取引先の情報を正確に共有しなければ、問題が起きる可能性があります。よって、適切な与信管理に向け、管理・営業部門が連携する体制の構築が求められます。
取引開始前に行った与信調査の結果は、経営環境や財務状況、経済情勢に伴って取引中に変動するかもしれません。そのため、取引先に関わる情報を常に収集しておく必要があります。例えば、経営者の交代や重要人物の異動、市場や業界における優位性や評判を調べ、取引先を分析して状況の把握に努めましょう。
事業や売上の規模が小さい企業の場合、公開情報が少なく与信の判断が難しいケースもあります。この場合は、与信限度額の試算などに対応してくれる「与信情報提供サービス」、取引先の与信を定期的に点検してくれる「モニタリングサービス」など、外部の代行サービスを利用するといいでしょう。
円滑な取引は企業の経営にとって重要です。その点で与信は、売掛金を回収できないリスクを最小限に抑えるため、取引前にあらかじめできる有効な方法といえます。一方で与信を自社で行おうとすると、時間も手間もかかってしまいます。与信管理のリソースに余裕がない場合は、外部サービスの活用を検討してみるといいでしょう。
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