【例文付き】請求書をメールで送付する際の送り方・注意点を解説！

請求書は会社の売上に直結する書類であり、その送付方法は入金スピードや取引先との信頼関係に影響を及ぼします。近年、請求書の送付方法は郵送からメールへと移行していますが、メール送付には複数の判断ポイントがあります。

本記事では、請求書をメールで送付する際の基本ルールや注意点を体系的に解説します。さらに、メール送付ですぐに使える件名や例文も紹介し、実務で想定されるパターンごとに説明します。

請求書をメール送付する前に確認しておくこと

請求書をメールで送付する場合は、郵送以上に基本ルールを意識する必要があり、取引先の運用と合致していないとトラブルにつながる可能性があります。

実務では、「取引先が正しく受け取り、社内で処理できる状態になっているか」が重要です。ここでは、請求書をメールで送付する前に確認すべき点について解説します。

取引先に事前に了承を得る

請求書をメールで送付する場合は、事前に取引先の了承を得ておく必要があります。

新規の取引先に対しては契約の段階で請求書のメール送付の合意をとり、郵送で請求書を送っていた取引先にはメール送付への切り替えについて了承を得てから進めましょう。

また、取引先によっては、送付先メールアドレスやファイル形式、件名ルールが定められているケースがあります。そのため、請求書の送付方法について事前確認を徹底することが、入金遅延や再送対応を防ぐうえで重要です。

PDFファイル形式を使用する

請求書をメールで送付する際は、PDFファイル形式の使用が基本です。取引先側でも保存や管理がしやすいという特徴があります。

WordやExcelのまま送付すると、内容が意図せず編集されたり、相手の閲覧環境によってレイアウトが崩れたりする可能性があります。一方で、PDFファイル形式であれば内容が固定され、金額や取引条件の改変リスクを抑えられます。

書き換え不可のPDFファイル形式にすることで、社内承認や監査対応の面でも扱いやすいことに加え、電子帳簿保存法にも対応しやすいでしょう。具体的な対応方法は、後述の「請求書のメール送付における電子帳簿保存法への対応」で解説しています。

原本郵送が必要かどうか確認する

請求書をメールで送付できる場合でも、取引先によっては原本の郵送を求められることがあります。

官公庁や大企業では、内部統制や監査対応の観点から紙の原本保管を必須としているケースが少なくありません。メール送付のみで完結できるのか、後日原本を郵送する必要があるのかを事前に確認しましょう。

確認を怠ると、原本の未着を理由に支払いが止まり、入金が遅れる可能性があります。二度手間や認識違いを防ぐため、取引先ごとの運用を把握しておくことが重要です。

押印が必要かどうか確認する

近年、書類への押印を廃止する流れが進んでいますが、請求書への押印が不要になったわけではありません。取引先や業界によっては、押印された請求書でなければ正式書類として受理されない場合があります。

メールで請求書を送付する場合でも、押印済みの請求書をPDF化して送る運用は現在も一般的といってよいでしょう。

押印の要否を確認せずに送付すると、再提出を求められる可能性があります。結果として入金が遅れる原因に繋がりかねないため、取引先ごとに押印ルールを整理し、社内でマニュアル化しておくことが重要です。

また、押印が必要な場合には、電子印鑑でも問題ないかどうかを取引先へ事前確認しておきましょう。

メールで送付する請求書に必要な記載項目

メールで送付する請求書であっても、記載すべき項目は郵送時と変わりません。請求書番号、取引内容、請求金額などは必須です。これらが不足していると、取引先の経理処理が進まず、入金が遅れる原因になります。

請求書に必要な記載項目は以下のとおりです。

また、消費税の仕入税額控除を受けるために必要な適格請求書（インボイス）には、以下の記載事項が必要です。

請求書または適格請求書の作成方法などは下記の記事をご確認ください。

【パターン別】請求書を送付する際のメール件名・例文

請求書を送付するメールでは、件名と本文の分かりやすさが非常に重要です。件名だけで請求書の送付であることが分からないと、他のメールに埋もれて見落とされる可能性があります。

件名には「請求書送付のご連絡」といった文言に加え、会社名や請求対象月を含めると管理しやすくなります。本文では、請求書を添付していること、原本郵送の有無、問合せ先を明記します。

ここでは、メールで請求書を送付する場合の件名・本文の文例をパターン別に解説します。

請求書をメールで送付し原本は郵送しない場合

請求書をメールのみで送付し、原本を郵送しない場合は、その運用を取引先と合意しておくことが重要です。また、メール本文では添付したPDFファイルの保管を依頼しておきましょう。

請求書をメールで送付し原本も郵送する場合

メールで請求書を送付し、あわせて原本も郵送する場合は、二重請求と誤解されないよう配慮が必要です。メール本文には「原本は別途郵送いたします」などと明記し、添付ファイルは内容確認用であることを伝えます。

請求書をメールで送付せず原本を郵送する場合

取引先の要望や社内規程により、請求書をメールで送付せず、原本のみ郵送する運用が必要な場合もあります。このようなケースでは、送付期限や同封物の有無まで含めて確認しておきましょう。

請求書のメール送付時の注意点

請求書をメールで送付する際は、宛先ミスや添付漏れ、金額の誤りなどに注意が必要です。これらのミスは入金遅延や、取引先からの信頼低下に直結します。

メールは送信後に取り消せないため、送信前の確認が重要です。ここでは、メール送付時の注意点を5つに絞って解説します。

メール件名を分かりやすくする

メールの件名が曖昧だと、迷惑メールと誤認されたり、確認が後回しにされたりする恐れがあります。

相手が日々多くのメールを受信していることを前提に、「請求書送付のご連絡」といった表現で、取引先が一目で内容を把握できるよう工夫する必要があります。

例えば、「20XX年◯月分 請求書送付のご案内」と記載し、加えて自社の社名も含めておくと効果的でしょう。

請求書のファイル名を適切に設定する

添付する請求書のファイル名は、「請求書_会社名_年月」など、内容が分かるよう設定します。

無作為なファイル名では、取引先が保存や検索を行う際に手間がかかります。ファイル名は相手の業務効率に直結する要素であり、相手の管理負担を減らすことで、結果として自社の請求処理や入金確認もスムーズに進められます。

電子帳簿保存法にも考慮し、統一されたルールでファイル名を作成するとよいでしょう。

請求書を添付していることを本文に明記する

請求書をメールで送付する際は、本文中に請求書を添付している旨を必ず明記します。「請求書をPDFファイルにて添付しておりますのでご確認ください」などと一文添えるだけでも、認識違いを防ぐ効果があります。

添付ファイルがあることを記載しないと、受信者が見落とし、請求書未着と誤解される恐れがあります。本文で添付の有無と内容を明確に伝えることは、取引先の確認作業の効率化にもつながります。

添付の請求書にパスワードを設定する

請求書には金額や取引先情報などの重要な情報が含まれるため、情報漏えい対策としてパスワードを設定します。PDFファイルにパスワードを設定し、パスワードは別途メールで通知する方法が一般的です。

取引先によってはパスワード付きファイルの受信を制限している場合があるため、事前に取引先の運用を確認することが重要です。

メール送付の際に送付状の添付は必要ない

郵送時に同封する送付状は、メール送付の場合は原則として不要です。メール本文自体が送付状の役割を果たすからです。

本文には、請求書を送付する旨、原本郵送の有無、問合せ先など、必要最低限の情報を簡潔にまとめることが重要です。

メールで請求書を送付するメリット

請求書をメールで送付する最大のメリットは、業務のスピードと効率が向上する点です。郵送に比べて即送付が可能で、修正や再送にも柔軟に対応できます。

また、紙の管理が不要になり、保管や検索の手間も削減できます。一方で、ルールを守らなければトラブルにつながる点も理解しておく必要があります。

ここでは、請求書をメールで送付するメリットを4つの観点で解説します。

郵送にかかるコスト・作業時間を減らせる

言うまでもありませんが、郵送には、封筒代や切手代、印刷代といった直接的なコストに加え、準備や投函といった作業も要するため、金銭的および人的な負担が伴います。

メール送付に切り替えることで、これらのコストと時間を削減できます。請求件数が多い企業ほど効果は大きく、業務全体の効率化につながるでしょう。

また、郵送より速く届けられる点も利点です。

送付ミスや請求書の紛失を防げる

郵送では紛失や遅配、宛名や住所の記載ミスなどのリスクがありますが、メール送付であれば送信履歴が残り、再送することになっても手間がさほどかかりません。

送付状況を確認できる点は、経理業務において大きな安心材料となります。万が一トラブルが発生しても、履歴をもとに迅速な対応が可能です。また、請求書を受け取る取引先にとっても、紙の請求書を紛失するリスクを回避できます。

すぐに送付・修正ができる

請求内容の修正や再送が必要になった場合でも、メールであれば即座に対応できます。郵送のように日数を要さないため、取引先への対応スピードが向上します。

迅速な対応は、取引先からの信頼にも直結します。ミスが発覚した時点で取引先に謝罪すると同時に修正版を送付すれば、ミスの影響を最小限に抑えられるでしょう。

PDF化によって請求書の管理が効率的になる

請求書をPDFファイル形式で管理することで検索や保管が容易になるほか、紙の請求書と違って保管スペースを必要としません。

電子データで管理することにより必要な書類をすぐに探し出せるため、内部統制や法令対応の面でも有効です。セキュリティ体制を整備すれば、テレワーク環境でも請求書の確認や管理が可能となります。

請求書のメール送付における電子帳簿保存法への対応

PDF化した請求書をメールで送付する場合、電子帳簿保存法への対応を念頭に置いておく必要があります。

請求書のメール送付は電子帳簿保存法の電子取引に該当します。そのため、「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要です。

単に請求書を送付するだけでは要件を満たさないことがあり、検索性の確保や改ざん防止措置など、一定のルールに沿った運用が求められます。

ここでは、4つの観点で電子帳簿保存法への対応方法を解説します。

改ざん防止のための措置

下記の要件のうち、いずれか1つ以上の措置をとる必要があります。なお企業では、電子帳簿保存法に対応しているクラウドサービスを利用するのが一般的です。

保存データを確認するための環境整備

保存データの確認に必要な機器（パソコンやモニター、プリンタ等）を揃えておく必要があります。税務調査等の際に即確認できるような環境を整備しましょう。

検索可能なファイル名で保存

取引年月日・取引金額・取引先の3つの要素で検索できるファイル名で保存する必要があります。年月別や取引先別にフォルダを整理し、統一されたルールのもとでデータを管理するとよいでしょう。

参考：国税庁「Ⅱ 適用要件【基本的事項】」

請求書の保存期間

請求書の保存期間は法人の場合、原則として7年間と定められています。PDFファイル形式で保存する場合も、この期間を順守する必要があります。

保存期間を過ぎる前に誤って削除すると、税務調査で問題となる可能性があります。そのため、保存方法だけでなく、保存期間の管理体制を整えることが重要です。

参考：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

請求書作成・送付の効率化にはオリコのスマートプラン

請求書の作成から送付、管理までを効率化したい場合、外部サービスの活用も有効です。オリコの「スマートプラン」なら、請求・回収・督促・償却業務のアウトソースが可能です。取引先さまからの申請が不要なため、申込書取得の手間なしでご利用いただけます。

請求業務にかかる手間を軽減し、経理担当者の負担を減らすことができるでしょう。

より効率的・効果的な債権保全に向けて ～オリコB2B決済サービスの活用～

請求書を正しく送付しても、取引先の事情により入金が遅れるリスクは残ります。こうした回収リスクに備える手段として、オリコの「B2B決済サービス」は検討する価値があるでしょう。

「B2B決済サービス」を利用することで、入金管理や債権保全を効率化でき、未回収リスクや経理業務の負担を軽減できます。請求から回収までを一連の業務として捉え、外部サービスを適切に組み合わせることで、資金回収の安定性が高まります。

関連記事

おすすめサービス