取引先管理業務の効率化
取引先の与信や管理にかかる時間を削減することで業務に集中できます。
記事公開日:2024年11月22日
最終更新日:2025年1月17日
請求書は、事業を展開する企業が商品やサービスの提供後、取引先に対して送付する書類です。請求書の書式に決まりはないものの、円滑に取引するためには覚えるべきことがあります。では、請求書には具体的にどのような内容・項目を書けばよいでしょうか。記載が必要な項目や注意点を含め、請求書の正しい書き方を紹介します。
請求書とは、取引先に商品やサービスを提供した企業または個人が、その対価を請求するために発行する書類です。
おもに請求金額を通知する目的で作成し、商品やサービスの種類や個数などの細目を双方で確認する意味でも、商取引において発行が欠かせません。
法的には発行義務はありませんが、取引した証拠として残す目的があるほか、事業者にとっては決算書の元になる書類でもあり、税法や民法の適用を受ける際にも必要になります。
請求書の書き方に明確な決まりはありませんが、慣習やマナーとして記載しておくべき項目は多岐にわたります。
2023年のインボイス制度開始以降、請求書は「適格請求書」と「適格請求書以外の請求書」に分けられるようになりました。よって、必要な記載項目は「適格請求書」と「適格請求書以外の請求書」で変わります。
細かく言えば取引先ごとに書式が存在する場合もありますが、ここでは一般的に必要とされている記載項目を解説します。
取引先に対して発行する請求書が適格請求書に該当するか否かに関係なく、あらゆる請求書に必要な記載項目は以下のとおりです。
請求先の企業名や個人名を記載します。企業は「株式会社◯◯ 御中」、個人は「◯◯ 様」と記載し、企業の担当者に送る際には「株式会社◯◯ ▲▲ 様」と書きます。企業の場合には、前株か後株かを確認しましょう。
請求書を送付する発行者(商品やサービスを提供した側)の情報を記載します。企業は「企業名・住所・電話番号」を記載し、必要に応じて担当者名も書きます。個人は「氏名・住所・電話番号」を記載すれば十分です。
請求書を発行する企業または個人が書類を番号で管理している場合は請求書番号を記載します。番号で管理すると確認の際に特定しやすいという利点がありますが、番号で管理していない場合は記載する必要はありません。
請求書を発行した日付を年月日で記載します。発行日は作成日ではなく、取引先と確認したうえで決めてから書くのが一般的です。取引する会社や個人によって異なる可能性があるため、事前にすり合わせておきましょう。
取引先の支払いルールを確認したうえで、振込期日を記載します。一般的には翌月末に設定されることが多いですが、企業ごとに期日の設定が異なる場合もあるため、契約を交渉する段階で確認しておくといいでしょう。
取引の合計金額を入金してもらうため、振込先の情報を記載します。具体的には「金融機関名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義(カタカナ)」を書き、継続して取引している場合でも毎回書くようにしましょう。
取引した年月日を記載します。一般的には商品や成果物を納品したりサービスを提供したりした日が該当します。いくつかの取引が行われた後にまとめて請求する場合は、納品または提供した日をそれぞれ明記しましょう。
取引した内容として「品名またはサービス名・単価・数量」を記載します。ある酒屋が飲食店からの注文で1本500円のビールを10本納品した場合は「ビール 500円 10本」と書いて請求します。
取引内容とあわせて「小計(単価 × 数量)・消費税(8%または10%)・合計金額」も記載します。前述の例で記載する場合は「小計5,000円 消費税500円 合計金額5,500円」とし、納品日も明記します。
請求に関して伝えるべきことがあれば記載します。一般的には振込手数料に関して明記されることが多いですが、特に決まったルールはないため、振込手数料のこと以外で伝達事項があれば必要に応じて書きましょう。
適格請求書(インボイス)に必要な記載項目は前述の項目に加えて以下のとおりです。
適格請求書(インボイス)とは?記載項目や税控除のケースを解説!
冒頭で説明したとおり、請求書に決まったルールがない一方で、法律によって義務化されている作業が存在します。ここでは、請求書の作成時に注意したいポイントを解説します。
請求書の書式は自由です。ただし、ここまで確認してきたとおり、請求書には記載すべき項目があります。漏れなく明記できていれば書式は自由ですが、取引先ごとに書式が存在する場合にはそれに準じて対応しましょう。
改正電子帳簿保存法の施行により、電子取引で授受した請求書は、電子データのまま保存することが義務化されています。また、メール添付などの形で電子データとして授受した請求書を紙に出力して保存することは認められていません。
授受した請求書の控えは、企業には7年間、個人には5年間の保管が法律により義務付けられています。個人の場合でも、消費税の課税事業者だったり、授受した請求書が適格請求書だったりした場合は、企業と同様に7年間の保管義務があります。
請求書は、郵送・メール・FAXの3通りの送付方法があります。詳しくは下記リンクの記事をご確認ください。
請求書の送り方は? 送付方法や記載項目、封筒の書き方を解説!
請求書の発行は慣れてしまえば難しい作業ではありませんが、取引先が多くなればなるほど煩雑化してしまい、本来の業務に支障が出る可能性があります。法律で義務付けられた管理も負担となり、企業にとっては悩みの種です。そんなときは、外部サービスの活用を検討してみるとよいでしょう。
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