請求書の送り方は？ 送付方法や記載項目、封筒の書き方を解説！

請求書の書き方に確立されたルールが存在しないように、送り方にも決まった方法はありませんが、慣習やマナーに基づいた一般的な方法は存在します。

この記事では、請求書を郵送する封筒（表面、裏面）の記載事項、送付状に記載する項目、封筒の選び方、郵送以外の送付方法、送付時の注意点などを解説します。

請求書を郵送する封筒の記載項目

請求書を郵送する封筒には、ビジネスマナーとして記載しておくべき項目がいくつか存在します。ここでは、表面・裏面ともにそれぞれ記載すべき項目を解説します。

表面

封筒の表面には、取引先の住所、社名、部署名を記載します。

取引先にいる特定の個人宛てに送る場合は、役職名と担当者名も書き、担当者名がわからない場合は「ご担当者様」と記載するのが一般的です。宛先の敬称は、企業・部署宛てでは「御中」、担当者宛てでは「様」を使います。

また、表面の左下に「請求書在中」と添え書きを入れておくと、請求書が封入されていることが一目瞭然のため、取引先の担当部門への心遣いになります。

裏面

封筒の裏面には、送付日、自社の郵便番号、住所・氏名、〆（封じ目）を記載します。

送付日は、縦書きなら「令和〇〇年〇月〇日」と漢数字、横書きならアラビア数字で書き記します。

郵便番号・住所・氏名は、裏面の中央に継ぎ目がある場合「継ぎ目のすぐ右側に郵便番号と住所」、継ぎ目がない場合「封筒の左下部」に記載します。

また、封筒を第三者に開封されることを防ぐため、請求書を封入したら「〆」を使用して封字を書きます。

請求書と一緒に送る送付状と封筒について

請求書を封筒で送付する際には、ビジネスマナーを守る必要があります。ここでは、郵送する場合、送付状への記載項目と封筒の選び方を解説します。

送付状に記載する項目

宛先には会社名、部署名、担当者名を書き記し、送付日には発送予定日もしくは記入日を記載します。

差出人の情報には、社名、部署名、担当者名、連絡先（電話番号、メールアドレスなど）を記載します。

挨拶文は前文／主文／末文の3部構成で書き記し、本文では請求書の内容を確認してもらう旨を記載します。

書類内容には、どういった文書を送ったのか明記し、必要に応じて文書の枚数も記載します。

封筒の選び方

封筒は一般的に、長形3号または角形2号を選びます。長形3号はA4サイズの請求書を三つ折りにして封入でき、角形2号はA4サイズの請求書を折らずに入れられます。

請求書を封入する封筒は、透明な素材になっている窓から送り先の住所や宛名が見える「窓付封筒」を使用することが望ましいです。「窓付封筒」を使用すれば、封筒にわざわざ宛名などを書く手間が省け、業務の効率化を図れます。

市販の封筒を使用する場合は、中身が透けない白・薄青・茶クラフトのいずれかを選ぶとよいでしょう。会社指定の封筒がある場合は、住所などに変更がないことを再確認しておきましょう。

郵送以外での請求書の送付方法は？

テクノロジーの進化により、最近では電子データでの請求書の授受が普及しています。ここでは、郵送以外で請求書を送付するケースを紹介します。

FAXで送る

通信手段の多様化や、クラウドサービスの普及により、昨今では電子取引が一般化されていますが、それでもなお請求書をFAXで送るケースはごく稀にあります。

取引先がFAXを希望した場合は、電話番号とは別にFAX番号を確認し送付します。

FAXは放置されてしまう恐れがあるため、請求書を送付後、無事に請求書が届いたか確認するのが望ましいです。これに加えて、請求書の原本も後日郵送したほうがいいでしょう。

電子データで送る

昨今は、紙の請求書を送付する手段のほかに、WordやExcel、クラウド会計サービスなどを用いて作成した請求書を電子データ化してメールで送付する方法もあります。

メールの場合は取引先に対し、送付先メールアドレス・送付先担当者名・CCに含まれるメールアドレスを確認した上で、了承を得てから請求書を送ります。この際、紙の原本も送付すべきかどうか確認しておくのが望ましいです。

メール以外にも、SlackやChatWorkなどのビジネスチャットツールで送付するケースもあるため、取引先が電子データでの送付を希望する場合は、どのツールを使うべきか確認しましょう。

請求書を送付する際の注意点

商品やサービスを提供しても、請求書のやり取りをミスしてしまうと、せっかくの売上が回収できません。ここでは、送付する際の注意点を解説します。

請求書の内容に間違いがないか確認する

記載内容に誤りがないか、念入りに確認しましょう。特に、請求金額が正しいかどうかを確認することが肝要です。

誤りが見つかったタイミング次第では、自社が希望する支払い期日に間に合わない可能性が出てくるため、正確に記載するよう留意しましょう。

また、インボイス制度の開始に伴い、適格請求書に誤りが見つかった場合は修正版を再発行する義務が生じるため、記載内容を間違えないように事前に確認する必要があります。

適格請求書（インボイス）とは？記載項目や税控除のケースを解説！

送付先も間違いないか確認する

記載内容がいくら正しくても、送付先を間違ってしまっては元も子もありません。住所に変更はないか、FAX番号やメールアドレスは正しいか、送付前に確認しましょう。

当然ですが、送付先を間違えると取引先が請求書を受け取れないため、支払いが遅れる可能性があります。

万が一間違った住所や番号、アドレスに送ってしまうと、取引の情報が他社に漏れてしまうため、信用を落とすだけでなく、法的なリスクを負う可能性もあります。

請求書の送付タイミング

請求書は基本的に納品後に発行されるため、発行は納品時または納品後に実施されるのが一般的です。発行後、取引先に送付期日を確認して、期日までに送付できるようにしましょう。

送付期日は月初や月末になることが多いですが、業界や業種、または企業によって異なる場合があります。そのため、取引先が複数ある場合にはそれぞれ確認し、スケジュールを管理しておくとよいでしょう。

より効率的・効果的な債権保全に向けて ～オリコB2B決済サービスの活用～

請求書の送付は、封筒を用意して取引先ごとに手配する必要があるため、業務が煩雑になりがちです。また、請求書の作成は少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。

その業務は取引先が多くなればなるほど煩雑化してしまい、企業にとっては悩みの種です。そんなときは、外部サービスの活用を検討してみるとよいでしょう。

オリコは、企業の取引先に対する売掛金の回収を保証する「B2B決済サービス（売掛金決済保証）」を提供しています。「B2B決済サービス」を利用すれば、所定の審査の上で、売掛金の決済を保証することに加え、与信・請求・回収・入金管理・督促に係る一連の業務をオリコが一手に引き受けるため、企業間取引におけるさまざまなコストや回収リスクを軽減できます。

関連記事

おすすめサービス