請求代行サービスとは？仕組みやメリット・デメリット、選び方を解説

請求代行サービスでは、請求書の作成から送付、回収までを企業に代わって一括して代行してくれます。

とくに人手不足によって経理の専門人材が足りない企業にとっては、作業負担を軽減し、回収漏れのリスクを抑える有効な手段であり、企業の業務効率化に大きく貢献します。

本記事では、請求代行サービスの基本的な仕組みや導入メリット・デメリット、選ぶ際の注意点をわかりやすく解説します。

請求代行サービスとは？

請求代行サービスとは、企業が行う請求関連業務の一部または全部を業者が代行する仕組みです。

主に請求書の発行、送付、入金確認、督促といった業務を担い、企業は本来の事業活動に集中できるようになります。

クラウド型の請求代行サービスも登場し、コストを抑えつつスピーディーな対応が可能です。

請求代行サービスの仕組み

請求代行サービスは、代行業者が企業の代わりに請求書を発行し、取引先に送付、さらに入金確認や必要に応じた督促までを行う仕組みです。

代行業者は、依頼企業の売上データや取引内容をもとに処理し、請求業務に関わるミスや漏れを防止します。

一部のサービスでは、与信管理や回収保証も対応しているため、請求業務の効率化にとどまらず、財務リスクの軽減にもつながります。

請求代行サービスが行う業務

請求代行サービスでは、多岐にわたる請求業務を代行してくれます。ここでは、業者に依頼した場合に代行してもらえる主な業務を4つに分けて解説します。

与信審査・管理

請求代行サービスでは、請求先の信用状況を確認できる「与信審査」機能が備えられています。また、一企業では対応が難しい反社チェックなどの業務を委託できる会社もあります。外部委託によって与信審査・管理を徹底できれば、信頼できる企業との取引を促進し、貸倒リスクを軽減できるでしょう。

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請求書作成・発行

請求代行サービスでは、自社が提供した取引情報をもとに請求書が自動的に作成され、取引先へ郵送や電子送付を行ってくれます。請求書の様式は法令や取引条件に応じてカスタマイズ可能で、それぞれの体裁に合わせて作成できます。これにより作業の抜け漏れや記載ミスを防止でき、正確かつ迅速な請求処理を実現できます。

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売掛金回収

請求代行サービスでは、請求後の入金状況をモニタリングし、期日通りの支払いがあったかを確認してくれます。入金された場合は企業へ報告され、円滑に帳簿を処理できます。また未入金が発生した場合に、売掛金を代行業者が保証するプランもあります。仮に取引先が倒産した場合でも代金が入るため、資金繰りの安定化に貢献します。

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未入金時の支払督促

請求代行サービスでは、支払期限を過ぎても入金が確認できない場合の督促業務も代行してもらえます。催促のほか、必要に応じて内容証明郵便の送付や法的手段の案内も実施されます。これにより、経理担当者の精神的負担や対応の遅れを避けられるうえ、取引先との関係悪化を最小限に抑えつつ回収を図れるでしょう。

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請求代行サービスを利用するメリット

請求代行サービスを導入することで、業務の効率化とコスト削減、人為的ミスの抑制、資金回収の安定化が期待できます。ここでは、サービスを利用した場合の具体的なメリットを解説します。

請求業務の負担を軽減できる

請求代行サービスに一連の請求業務を代行してもらえば、社内の業務負担が大幅に減少するでしょう。特に、複数の取引先と継続的に取引がある場合は、毎月の作業が大きな負担となりがちです。これらのタスクを外部に委託することで経理担当者はコア業務に集中でき、社内の人的資源を有効に活用できるようになります。

請求時の人為的ミスを抑制できる

請求業務には、取引金額や日付、消費税の計算など細かなチェックが必要です。請求代行サービスを利用すれば、こうした確認作業の負担を軽減できるため、ヒューマンエラーの発生を抑えられるでしょう。人為的ミスでトラブルに発展するリスクを減らせるため、取引先との信頼関係の構築にも寄与します。

未回収リスクを回避できる

請求代行サービスの中には、売掛金保証やファクタリング機能を持つものもあります。これにより、万が一未入金が発生しても代金の入金が保証され、貸倒リスクを抑えられます。売掛金の回収が不安定な企業にとっては、資金繰りの予測がしやすくなり、経営の安定性向上にもつながるでしょう。

決済手段を拡充できる

近年の請求代行サービスでは、銀行振込だけでなく、口座振替、クレジットカード決済、コンビニ払いなど、取引先のニーズに合わせた多様な決済方法に対応しています。取引先からの決済手段の要望に柔軟に応えられるため、結果として入金率の向上や支払遅延の防止にもつながります。

請求代行サービスを利用するデメリット

請求代行サービスの利用には多くのメリットがある一方で、手数料の負担をはじめ、いくつかデメリットがあります。ここでは、サービスの導入を検討する際に確認しておきたい注意点を解説します。

利用にあたり手数料が発生する

請求代行サービスの利用には、請求件数や利用機能に応じた手数料が発生するほか、初期費用や月額固定費が必要なケースもあります。特に取引件数が少ない企業では費用対効果が合わないケースが想定される一方で、業務負担の軽減により人件費を削減できればコストダウンを図れる可能性もあります。

自社に請求業務のノウハウがたまらない

請求業務を外部に委託すると、社内で実務経験を積む機会が減り、ノウハウが蓄積されにくくなります。自社内での対応力が不足した状態で緊急対応や突発的な変更が発生した場合、臨機応変に対処できない可能性もあります。よって、経理担当者の育成を重視する企業は、請求代行サービスの段階的な導入も選択肢の一つです。

取引先や社内の周知が必要になる

請求代行サービスを利用した場合、取引先から見た入金先が請求代行会社になることが一般的です。つまり、請求業務に関して新しい運用ルールを策定したうえで周知する必要があります。

また、導入前に取引先や社内の関係者に対して説明し、請求業務に携わるサービスの内容を取引先や社内の担当者に把握してもらいましょう。研修や教育の場を設けるにあたり、代行業者に対して説明用資料の提供を相談してみるとよいでしょう。

請求代行サービスの利用に適している企業の特徴

請求代行サービスは、自社内での請求業務のリソース確保が難しい企業が利用するのが一般的です。では、どのようなケースで外部委託を検討するべきなのでしょうか。ここでは、サービスの導入に適している企業の特徴を解説します。

請求業務による負担が大きい

取引先が多く、請求書の発行・送付・回収を毎月繰り返す企業は、請求代行サービスの利用を検討してみるとよいでしょう。特に、社内での請求業務がコア業務を圧迫しているケースでは、サービスの活用により膨大な請求業務や確認作業から解放されるため、経理担当者が本来の業務に集中しやすくなります。

取引先を拡大したい

成長フェーズの企業や営業力を強化したい企業も、請求代行サービスの利用を検討してみるとよいでしょう。事業が拡大すれば、新規の取引先を獲得するごとに請求業務も増えるため、徐々に対応が追いつかなくなる可能性があります。請求業務を外部に委託すれば、業務負担を抑えつつ多くの取引先との対応が可能になります。

売掛金回収時のリスクを減らしたい

取引先からの信用力低下や回収業務の負担増加に懸念がある企業にとっても、請求代行サービスは利用する価値があるでしょう。支払遅延時の督促対応や、売掛金の回収保証を提供するサービスを利用すれば、支払遅延や未回収リスクを最小限に抑えられ、業務の安定化とキャッシュフロー改善にも役立ちます。

請求代行サービスを選ぶ際のポイント

請求代行サービスを導入する際に、比較すべきポイントは多岐にわたります。ここでは、自社のニーズに合ったサービスを見極める際の判断軸を6つの観点で解説します。

サービス内容がニーズに合っているか

請求代行サービスの中には、請求書作成のみ対応する業者や、与信審査や回収保証まで総合的に対応する業者もあります。利用目的とサービス内容のミスマッチは、導入後の生産性低下につながる可能性があるため、自社が外部に委託したい業務を明確にし、それに合ったサービスを選定することが重要です。

料金や手数料は適切か

請求代行サービスには、初期費用、月額基本料、請求件数に応じた従量課金など、さまざまな料金体系があるため、費用対効果に見合う料金で利用できるサービスを選ぶことが大切です。見積書などで料金を比較して検討するとともに、無料プランやトライアルが用意されている場合は事前に利用してみるとよいでしょう。

取引可能額は十分に設定されているか

一部の請求代行サービスでは、利用期間や取引先ごと（1ヵ月あたり、1件あたり）に取引可能額の上限が設定されている場合があります。取引可能額の上限を超える場合は別途手続きが必要になるケースもあるため、契約前に上限額を把握し、自社の取引規模とマッチしているかを確認しましょう。

自社のシステムと連携できるか

請求業務の効率化を図るには、自社が利用している管理システムや会計ソフトと請求代行サービスの連携が不可欠です。連携がうまくいかないと、逆に手間が増えてしまう可能性があります。そのため、CSVやAPIによるデータ連携が可能かどうかを確認し、自社の既存システムや日常業務との親和性を検討しましょう。

未回収時の保証があるか

取引先からの入金が遅れた場合でも、業者が売掛金を保証してくれる請求代行サービスがあります。回収保証付きのプランを選ぶことで、未回収リスクを軽減できます。ただし、保証の条件や対象範囲には制限があるため、契約前にプランの詳細を確認し、自社に合った内容かどうかを見極めましょう。

インボイス制度に対応できるか

2023年に導入されたインボイス制度により適格請求書の発行が必須になったため、請求代行サービスを選ぶ際は同制度への対応状況を確認しましょう。適格請求書発行事業者としての登録や、必要項目の自動反映機能が備わっているかが重要です。同制度への対応が不十分な場合は、取引先に迷惑をかける恐れもあるため注意が必要です。

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請求業務を効率化するならオリコのスマートプラン

オリコの「スマートプラン」は、請求書の発行から入金管理、回収保証までをワンストップで対応するBtoB向けサービスです。
クラウド上で簡単に取引先管理や請求データの登録が可能で、業務の効率化を図れます。また、回収保証により未回収リスクも軽減できます。
さらに、口座振替やコンビニ支払いにも対応しているため、多様な決済ニーズに柔軟に対応できる点も特徴です。

「スマートプラン」のサービス詳細については、下記リンクをご確認ください。

スマートプラン

より効率的・効果的な債権保全に向けて ～オリコB2B決済サービスの活用～

オリコの「B2B決済サービス」は、売掛金の決済保証に加え、与信管理・請求・入金管理・督促といった請求業務全般を代行するサービスです。

「B2B決済サービス」を利用すれば、所定の審査の上で、売掛金の決済を保証することに加え、与信・請求・回収・入金管理・督促に係る一連の業務をオリコが一手に引き受けます。

これにより、企業間取引におけるさまざまなコストや回収リスクを大幅に軽減できます。特に、取引先の信用状況に不安がある場合や、請求件数の多い企業にとっては、安定した資金繰りの実現に有効です。

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